Administrative Assistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik (MPI-IE) in Freiburg ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut, das Grundlagenforschung in zwei Schlüsselbereichen der modernen Biologie durchführt: Immunbiologie und Epigenetik. Die zentralen Fragen liegen in der Erforschung der molekularen Mechanismen der Zelltypidentität, wie sie sich in der Differenzierung der Immunzellen darstellen, auf Unterschiede des Stoffwechselverhaltens ansprechen oder über Chromatinveränderungen angepasst werden.
WIR SUCHEN ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT EINE
Administrative Assistenz (m/w/d)
Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine administrative Assistenz.
Der*Die Bewerber*in (m/w/d) wird Dr. Nicola Iovino, den Direktor der Abteilung Entwicklungsepigenetik, unterstützen, um ein effizientes und effektives Zeit- und Arbeitsmanagement zu gewährleisten.
Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine Teilzeittätigkeit zwischen 50 % und 100 % ist möglich.
IHRE AUFGABEN:
Büroorganisation (Terminplanung, Organisation von Meetings, Datei- sowie Dokumentenverwaltung)
Reisemanagement (Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die vorbereitenden Arbeiten zur Reisekostenerstattung)
Erledigung von Übersetzungen sowie der gesamten Korrespondenz (deutsch und englisch)
Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen und administrativen Bereich
Planung und Koordinierung von Konferenzen und Veranstaltungen
Anfertigung und Verteilung von Sitzungsprotokollen sowie die Weiterverfolgung von Maßnahmen nach Anweisung des Direktors
IHRE QUALIFIKATIONEN:
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) oder ein vergleichbarer kaufmännischer Abschluss
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Umfeld
Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Diplomatie
Sehr gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse in Wort und Schrift sind unabdingbar
Gute Zeitmanagementfähigkeiten, ausgeprägte Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei einem vielfältigen und wechselnden Arbeitsaufkommen
Sehr gute Kenntnisse der Standardsoftwarepakete, insbesondere von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
WIR BIETEN:
Eingebettet in eine Region, die Deutschland, Frankreich und die Schweiz verbindet, bietet unser Institut ein internationales Forschungsumfeld mit herausragenden Infrastruktureinrichtungen und positivem Arbeitsklima, das hohen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt.
Eine Vergütung nach TVöD bis maximal Entgeltgruppe E 8 bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
Sozialleistungen entsprechend dem öffentlichen Dienst (VBL)
Zusätzliche leistungsorientierte Vergütungskomponente
Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld
Mobiles Arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl innerhalb Deutschlands ist bis maximal 40 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in begründeten Fällen möglich
Gute Anbindung an den ÖPNV und Zuschuss zum Jobticket
Verpflegung durch institutseigene Mensa vor Ort und fußläufig erreichbare Einkaufsmöglichkeiten
Familienfreundliche Angebote (angegliederte Kindertagesstätte am Institut, Mit-Kind-Zimmer, Stillzimmer)
BEWERBUNGSFRIST:
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse [wünschenswert in Englisch]) über unser Onlinebewerberportal bis zum 30.10.2024.
Wir wertschätzen und fördern Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit, daher freuen wir uns auf Bewerbungen jeden Hintergrunds. Insbesondere begrüßen wir Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Außerdem möchten wir den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind, und möchten darum Frauen ausdrücklich auffordern, sich zu bewerben.
Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik
Sachgebiet Personal
Stübeweg 51
79108 Freiburg